HOW AND WHAT TO WRITE?
Email merupakan hal yang sering digunakan dalam sebuah bisnis atau hubungan professional. Sebuah email menggambarkan seberapa professional kita di mata rekan bisnis atau perusahaan lain. Penting bagi kita untuk mengetahui bagaimana cara mengirim pesan yang baik agar mencerminkan gambaran yang positif mengenai diri kita maupun perusahaan yang kita wakilkan.
1. Header E-mail
Langkah pertama adalah menentukan siapa saja yang akan mendapatkan email tersebut. Harap diingat bahwa “to” pada kolom email berisi dan tertuju pada subyek yang kita targetkan.
Sementara “cc” dan “bcc” pada kolom email bisa kita isi apabila diperlukan.
TO: rekankerja@email.com CC: manajer@email.com BCC: arsip@email.com
Sebelum menulis email secara keseluruhan, kolom subject menjadi penting untuk diperhatikan. Kolom ini digunakan untuk memberikan informasi kepada para penerima email terkait tema dari email ini.
Kita bisa menulis sesuai dengan apa yang kita perlukan, seperti contohnya ketika kita mengirimkan email terkait pelatihan yang akan dilakukan dua minggu lagi, kita dapat mengisi kolom subject dengan lebih terfokus.
SUBJECT: Monthly Meeting – Juny 2021 SUBJECT: Budget Presentation
2. Salam Pembuka
Apabila kita mengirimkan pesan kepada banyak orang, kita dapat memulai email dengan kalimat:
“Hi team,” (Hai, team.)
“Dear all who are in charge of this event,” (Kepada semua orang yang bertanggung jawab pada acara ini.)
“Good morning all” (Selamat pagi semuanya.)
3. Alasan Menulis E-Mail
Ketika mengirimkan pesan melalui email, terlebih terkait bisnis, sebaiknya tidak bertele-tele dan dengan cepat langsung menuju ke inti pembicaraan. Berikut adalah beberapa contoh cara atau kalimat yang dapat digunakan dalam menulis kalimat awal di email:
“I am writing in reference to______” (Saya mengirim email ini terkait dengan________)
“The purpose of this email is to___________” (Tujuan dari email ini adalah untuk________)
4. Isi E-Mail
Inti dari sebuah email professional tidak boleh bertele-tele untuk membuat para penerima segera mengetahui maksud dari email tersebut tanpa harus menghabiskan waktu lama dalam membaca. Karena sudah terbiasa berkomunikasi dengan kalimat-kalimat pendek, pengguna e-mail biasanya malas untuk membaca tulisan panjang-panjang. Jadi begitu melihat isi e-mail yang panjang pilihannya biasanya skip atau delete.
5. Membalas Pesan
Setelah mengirimkan email, kita pasti berharap email yang kita kirimkan segera dibalas. Ketika balasan telah sampai, kita juga perlu berterima-kasih kepada mereka yang telah meluangkan waktu untuk membaca dan membalas. Beberapa cara atau kalimat yang dapat digunakan untuk membalas respon tersebut adalah:
“Thank you for taking your time to get back at me.” (Terima kasih telah meluangkan waktu untuk kembali berbicara dengan saya.)
“Thank you for the attention on this matter,_______” (Terima kasih atas perhatiannya pada issue ini,______)
“Dear Mr. Anderson, thank you for responding to this email, as we have discussed before____” (Hai, Pak. Anderson, terima kasih telah memberikan respon terhadap email ini, dan seperti yang telah kita diskusikan sebelumnya,_________)
6. Call to Action Dalam setiap email, di bagian akhir dari kalimat, penting untuk mengingatkan kembali pada para penerima bahwa ada sesuatu yang harus mereka lakukan. Terlebih apabila kita meminta sebuah data penting yang kita butuhkan untuk pekerjaan kita.
Beberapa contoh cara atau kalimat yang dapat digunakan untuk melakukan itu adalah sebagai berikut:
“Could you send me all those files by Thursday?” (Bisakah and mengirimkan semua data itu selambat-lambatnya hari Kamis?)
“I will appreciate it if you tell Tommy about this so that he can send me the presentations needed for this event.” (Saya akan sangat menghargai apabila Anda memberitahu Tommy tentang ini jadi dia bisa mengirimkan data presentasi yang dibutuhkan untuk acara ini.)
“I will wait for the files on Friday, because by Friday I need to hand those in to the manager.” (Saya akan menunggu data tersebut pada hari Jumat, karena pada hari Jumat, saya harus menyerahkan semuanya ke manager.)
7. Kalimat Penutup
Pada akhir dalam sebuah kalimat setelah kita meminta tolong kepada mereka tentu saja dengan berterima kasih. Beberapa cara yang dapat digunakan untuk menyatakan terima kasih adalah sebagai berikut:
“Thank you for your time and hope you’re having a good day.”
“Thank you for your attention and please reach me if you have any questions.”
“I look forward to hear from you.”
“Best regards,”
“Best,”
Mengirimkan email memang sebuah pengalaman yang baru terlebih apabila kita baru saja ada di kehidupan professional, namun semuanya bisa dipelajari dari tips diatas. Semangat belajar bahasa Inggris, ya!